L'optimisation des processus métier a longtemps été une priorité pour les chefs d'entreprise. En conséquence, nombre d'organisations ont investi dans des applications leur permettant d'automatiser les processus, en privilégiant surtout des solutions telles que la planification des ressources de l'entreprise (ERP), la gestion de la relation client (CRM) et la gestion des ressources humaines (HRM).

En ce qui concerne les processus, ceux-ci sont très bien soutenus par les solutions ; mais l'exécution de ces solutions est également une occasion d'examiner comment optimiser les processus mêmes.

En ce qui concerne l'information, ces solutions ne contiennent qu'une fraction de l'information critique de l'entreprise. En fait, ces applications n'englobent pas le contenu non structuré tel que les documents de planification, les factures entrantes, la correspondance, les contrats, etc., documents tellement importants  lorsqu'il s'agit de prendre des décisions dans le contexte des processus. Le contenu non structuré ne fait donc pas partie des solutions ci-dessus car il appartient plutôt au domaine des systèmes de gestion de contenu d'entreprise (Enterprise Content Management - ECM).

L'incorporation de la gestion du contenu d'entreprise dans vos processus métier présente des avantages considérables. SAP Extended ECM by Opentext est l'instrument utilisé à cet effet. Dans la pratique, sa mise en œuvre permettra de mettre la totalité de l'information à la disposition des utilisateurs dans une seule application, ce qui non seulement  accélère mais aussi améliore la prise de décision. Plus précisément, les avantages sont les suivants :

1. Les documents sont directement accessibles dans des processus de SAP. Avantages : il est possible de trouver des documents rapidement et facilement, aussi depuis SAP.

2. L'information de SAP est accessible dans des applications hors SAP. Avantages : accès rapide aux informations SAP depuis ECM pour les utilisateurs hors SAP.

3. Un environnement de travail centralisé où les utilisateurs SAP et hors SAP peuvent collaborer dans le contexte d'un processus. Avantages : une coopération plus efficace dans un environnement centralisé.

4. Classification automatique des documents à partir du contexte de processus. Avantages : moins de travail de saisie de données et recherche de documents facilitée.

5. Gestion des archive homologuée. La solution Extended ECM s'avère très utile au niveau de la conformité avec la législation et les normes.

6. Optimisation de l'entreposage des données. Avantages : Coût réduit car les données de SAP et de gestion ECM employées moins souvent sont conservées sur des médias moins onéreux.

Delaware Consulting a accumulé une expérience très vaste des applications de Extended ECM et peut vous accompagner tout au long du processus de mise en œuvre.